contabilità ordinaria

La contabilità ordinaria: definizione

La contabilità ordinaria è un sistema di rilevazione, catalogazione e infine inserimento nel sistema della partita doppia di tutto quello che accade in azienda. Per tutto intendiamo: pagamenti effettuati, pagamenti ricevuti, pagamento di acconti e ricevimento di acconti da parte di fornitori, fino ad arrivare agli impegni contrattuali e ai depositi cauzionali dati o ricevuti. In pratica tenere una contabilità ordinaria significa giustificare e registrare ogni movimentazione contabile presente nell’estratto conto e ogni movimentazione di cassa.

Si comprende fin da subito che un sistema così preciso consente di avere una situazione aggiornata di quanti sono i debiti, quali sono i crediti e della situazione di liquidità della società (banca, cassa).

Chi è tenuto per legge a utilizzare la contabilità ordinaria

Per alcuni imprenditori il regime ordinario è obbligatorio:

  • Per le attività di prestazione di servizi con ricavi superiori ai 400.000 euro
  • Per le attività diverse dalla prestazione di servizi, quali vendita etc. con ricavi superiori a euro 700.000 euro.
  • Per le attività miste occorre fare riferimento all’attività principale
  • Per tutte le società di capitali, per i consorzi e per le associazioni non riconosciute che svolgono prevalentemente attività commerciali la contabilità ordinaria è obbligatoria indipendentemente dall’ammontare dei ricavi.

I registri da tenere in caso di contabilità ordinaria

In sintesi i registri da compilare qualora si scelga la contabilità ordinaria sono i seguenti:

Libro Giornale: in questo registro avvengono le registrazioni di tutti i movimenti contabili dell’azienda.

Libro Inventari: si tratta di una fotografia al termine di ogni anno della situazione patrimoniale dell’azienda

Libro dei cespiti ammortizzabili: in questo libro si annotano i beni che hanno una utilità pluriennale.

Registri IVA: registro iva acquisti e registro iva vendite

Le scritture ausiliarie: ad esempio i conti di mastro.

Nel caso di regime contabile semplificato la normativa fiscale prevede che siano tenuti solo i registri iva e il libro dei cespiti. Attenzione però che il Libro degli inventari è comunque richiesto dalla normativa civilistica.

I vantaggi della contabilità ordinaria

I vantaggi nella tenuta di una contabilità di questo tipo sono:

  • maggiore semplicità in caso di una trasformazione aziendale. Ad esempio nel caso si voglia trasformare la propria azienda da società di persone a società di capitali. In questo caso avere la contabilità in ordinaria già nella società che si intende trasformare significa avere già un quadro chiaro dei debiti e dei crediti. La procedura di trasformazione non richiederà quindi la ricostruzione della situazione contabile da inizio anno fino alla data di trasformazione;

 

  • Miglior controllo dell’andamento aziendale e possibilità di pianificazione anche pluriennale. La contabilità ordinaria, affiancata ad altri strumenti di controllo di gestione è un ottimo strumento di verifica di come procede l’azienda. Tenere la contabilità ordinaria sempre aggiornata consente di tenere sotto controllo debiti e crediti, flussi di cassa e liquidità. Con la tenuta della contabilità affiancata ad una adeguata pianificazione delle scadenze fiscale e dei momenti di maggiore necessità di liquidità, sarà possibile affrontare i momenti di magra con estrema facilità. Saper mantenere il controllo della liquidità vuol dire  non  rivolgersi a banche o istituti di credito per ottenere prestiti. In altre parole con la contabilità ordinaria saprai sempre quanto hai in cassa e quanto hai in banca! Saprai anche quanti crediti hai e quanti debiti.

 

  • Una contabilità in ordine può essere utile quale strumento di difesa del contribuente in caso di verifiche. La contabilità potrà essere utilizzata a proprio favore solo se tenuta in maniera puntuale e ordinata.

 

  • In caso di successione ereditaria: avere la documentazione di debiti e crediti aiuta gli eredi a gestire con minori difficoltà il passaggio generazionale. Anche nell’ipotesi di accettazione dell’eredità con beneficio di inventario sarà molto più semplice la redazione dell’inventario.

 

  • Consente di fissare obiettivi chiari e misurabili. Può costituire quindi un ulteriore metodo per fissare i risultati che l’azienda intende conseguire nel breve e medio termine.

 

Gli svantaggi della contabilità ordinaria

La contabilità ordinaria porta con se tanti vantaggi e si rivela un utile strumento di gestione. Richiede tuttavia una maggiore attenzione nella gestione di tutti i giorni e quindi anche maggiori costi:

  • in primis l’imprenditore deve tenere un sistema di rilevazione della prima nota. La prima nota è un registro nel quale l’azienda prende nota di alcuni eventi: pagamenti effettuati, pagamenti ricevuti, acconti dati a fornitori, acconti ricevuti etc. etc.
  • In passato i costi della contabilità ordinaria erano anche legati ai maggiori costi di consulenza in altre parole il commercialista costava di più. L’utilizzo di software adeguati ha ridotto se non eliminato i maggiori costi di consulenza.
  • Nelle realtà di certe dimensioni richiede l’impiego di personale che cura solo l’aspetto contabile/amministrativo.

 

La contabilità semplificata: cosa è e come funziona?

La contabilità semplificata prevede che vengano registrate solo le fatture di acquisto e le fatture di vendita. I dati a disposizione dell’imprenditore sono solo: quanti costi e quanti ricavi ho accumulato in un anno. Nessuna informazione viene raccolta in relazione ai pagamenti effettuati e ai pagamenti ricevuti. D’altro canto l’imprenditore paga le imposte proprio su questa differenza e cioè paga sulla differenza tra fatture emesse e fatture ricevute. Esempio la ditta rossi nell’anno ha emesso fatture per 100.000 euro e ha acquistato prodotti e servizi per 30.000 euro. Se la ditta ha incassato solo 40.000 euro delle sue fatture emesse avrà ancora crediti verso clienti per (100.000-40.000)  60.000 e se con i 40.000 che ha incassato ha pagato le fatture ricevute e cioè 30.000 euro si troverà nella situazione che segue:

contabilita ordinaria

Come è chiaro dall’esempio l’azienda si troverà ad avere in cassa solo 10.000 euro mentre le tasse che deve sono  pari a 16.100 euro. Si tratta di un esempio, ricco di semplificazioni, utile però a comprendere quello che succede in molti casi.

Come vedi la contabilità semplificata ti consente ti adempiere agli obblighi fiscali con il grosso svantaggio di farti perdere di vista la situazione finanziaria della tua azienda.

Per i professionisti è possibile adottare il regime contabile ordinario?

Per i professionisti la norma fiscale prevede quale regime contabile naturale il regime contabile semplificato. Questo significa che i professionisti/freelance possono utilizzare sempre il regime contabile ordinario comunicando al fisco di volerlo utilizzare.

Nel caso dei professionisti il regime contabile semplificato prevede la tenuta dei seguenti registri:

  • I registri iva acquisti/vendite
  • Il registro degli incassi e pagamenti
  • Il registro dei beni ammortizzabili.

Il reddito dei professionisti segue il principio di cassa: sono costi e ricavi dell’anno solo le fatture pagate e le fatture incassate nell’anno con l’eccezione dei beni ammortizzabili e di poco altro. Per questo motivo il regime semplificato dei professionisti richiede di mantenere un registro degli incassi e pagamenti. Nel registro incasso e pagamenti  sono annotate le parcelle incassate e le fatture pagate.

Il regime contabile ordinario per i professionisti prevede l’adozione di un ulteriore registro:  “il cronologico” oppure anche “libro giornale”. Nel libro giornale vengono annotate tutte le operazioni contabili dell’anno e  le movimentazioni in entrate e uscita di banca e cassa.

Nel caso dei professionisti quindi anche la normativa fiscale richiede di monitorare incassi e pagamenti e quindi la situazione debiti e crediti. In generale quindi per i professionisti adottare un sistema di contabilità ordinario non è consigliabile.

A chi può essere utile la contabilità ordinaria?

Tirando le somme ecco alcuni casi in cui l’utilizzo della contabilità ordinaria, anche se non fiscalmente obbligatoria, si è rivelata utile:

  1. piccole società di persone dove a fronte di un buon andamento del fatturato accadevano “inspiegabili” crisi di liquidità.
  2. imprese dove la difficoltà di gestione dei crediti verso clienti era tale da rendere necessaria una attività sistematica di controllo. Grazie al controllo dei crediti abbiamo apportato modifiche alle condizioni contrattuali e limitato l’accesso al credito solo ad alcuni clienti.
  3. imprese nelle quali a fatturati sempre maggiori corrispondevano utili costanti o addirittura in calo.

In definitiva la contabilità ordinaria è utile in tutti quei casi in cui l’imprenditore o i soci si chiedono:

“dove vanno a finire i nostri soldi?”

“fatturiamo ogni anno di più e non riusciamo a risparmiare denaro da mettere da parte.”

“ogni anno quando è tempo di tasse il conto corrente arriva a zero e dobbiamo ricorrere al fido”.

e la tua società? come gira? hai l’impressione che i ricavi non sono mai sufficienti a coprire costi e tasse?

Se vuoi avere una consulenza su questo tema o  vuoi capire come ottenere informazioni utili dalla tua contabilità puoi farlo scrivendomi qui. Vedremo insieme la tua situazione e come possiamo aiutarti.

Una volta a settimana solo informazioni utili

Informati per vincere il fisco

Benvenuto!