"le  disposizioni  di cui agli artt. 25 e 39   del  D.P.R.  n.  633  del  1972  prevedono  che  sia assicurata l'ordinata rilevazione del documento di  acquisto  e  l'univocità dell'annotazione  nei  registri  contabili.  Tale  obiettivo  è   conseguito mediante l'attribuzione al documento di acquisto del “numero di  protocollo” di corrispondenza all'atto della ricezione e del  “numero  progressivo  IVA” all'atto della registrazione. Non è necessario che il numero progressivo  di registrazione sul registro Iva coincida  con  il  numero  di  protocollo  di ricezione." E' questo il principale contenuto della risoluzione 318/E del 7 novembre 2007, che fornisce chiarimenti in merito alla procedura di semplificazione  nella  procedura  di  numerazione  e  registrazione  delle fatture  d'acquisto.

Risoluzione 318/e del 7 novembre 2007

Con interpello ai sensi dell'art. 11 della L. 27 luglio 2000 n. 212, presentato in data 6 luglio 2007, la Alfa Italia S.r.l. ha esposto il
seguente quesito volto a conoscere l'esatta applicazione degli artt. 25 e 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633.

Quesito

La società Alfa Italia S.r.l. (di seguito istante) intende affidare in outsourcing l'esecuzione delle operazioni di ricezione, protocollazione,
registrazione in contabilità ed archiviazione delle fatture passive e delle note di credito relative ai beni e servizi acquistati o importati
nell'esercizio della propria attività d'impresa e dell'attività d'impresa delle altre società italiane del gruppo (Gruppo Alfa), di cui la stessa
riveste la qualità di società capogruppo.
Al riguardo, l'istante chiede se sia conforme alle disposizioni contenute nell'art. 25 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 la procedura di
seguito descritta.
In particolare, al momento della ricezione delle fatture e degli altri documenti concernenti gli acquisti la società terza provvederebbe a:

a) acquisire tramite apparecchiature elettroniche (scanner), sottoforma di immagini, i documenti inviati dai fornitori e destinati alle
società italiane del Gruppo;
b) numerare progressivamente i documenti in arrivo con un “protocollo di arrivo” formato da serie alfanumeriche distinte ed univoche per ciascuna
bobina impiegata negli scanner, senza distinguere la società destinataria;
il “protocollo di arrivo” assegnato ai documenti delle società italiane del Gruppo ALFA (ALAABnnnnnnnnnn) sarebbe così composto:

– AL = prefisso di due lettere identificativo delle società italiane
del gruppo Alfa;
– AA = numero di due cifre identificante l'anno solare;
– B = carattere alfabetico identificativo della bobina impiegata;
– nnnnnnnnnn = numero progressivo di dieci cifre.

La protocollazione avverrebbe tramite apposizione di etichetta riportante il “protocollo di arrivo” e la sua traduzione in codice a barre
al fine di consentirne la lettura ottica da parte dello scanner;
c) elaborare ai fini contabili i soli documenti fornitori identificati come fatture, senza tener conto degli altri documenti comunque
protocollati secondo la procedura di cui al punto b);
d) annotare nei registri Iva acquisti delle singole società le fatture così archiviate, numerando progressivamente con un “protocollo IVA”
ciascuna annotazione ai sensi dell'art. 25 del D.P.R. n. 633 del 1972;
e) riportare sui registri Iva acquisti anche il numero progressivo del “protocollo di arrivo”, apposto sull'originale delle fatture e
attribuito all'atto della ricezione. Al riguardo è da notare che:

– il “protocollo di arrivo” sarebbe correlato in maniera univoca al numero di “protocollo IVA” attribuito in sede di annotazione;
– la progressività numerica del “protocollo di arrivo” non necessariamente coinciderebbe con quella del numero di “protocollo IVA”
attribuito in sede di annotazione in quanto:

· il “protocollo di arrivo”, univoco e distinto per ciascuna bobina impiegata negli scanner, sarebbe indistinto per tutte le società
italiane del gruppo Alfa;
· il “protocollo di arrivo” sarebbe assegnato anche ai documenti fornitori pervenuti e successivamente non protocollati ai fini Iva in quanto
non leggibili o documenti non fiscali;

f) riportare su un apposito registro dei protocolli:

– il numero univoco del “protocollo di arrivo” dei documenti, distinto per società;
– il numero di “protocollo IVA” distinto per società, attribuito al momento della registrazione sui registri Iva;
– la data di registrazione dei documenti sul registro Iva acquisti;
– l'indicazione delle società;

g) conservare gli originali dei documenti cartacei per il periodo previsto dalla legge, sui quali sarebbe riportato solo il numero di
protocollo di arrivo.

Soluzione interpretativa prospettata dal contribuente

Secondo l'istante, la descritta procedura, seppur non assicura la perfetta coincidenza tra il numero progressivo di registrazione ai fini Iva
ed il numero di protocollo associato al documento al momento della ricezione, sia, comunque, idonea a garantire il rispetto dell'art. 25 del
D.P.R. n. 633 del 1972, che dispone l'obbligo di numerare progressivamente le fatture ricevute e di annotarle prima di esercitare il diritto alla
detrazione.
In particolare, dato che il numero del “protocollo di arrivo” verrebbe successivamente riportato nei registri Iva acquisti delle singole società
del gruppo e associato al numero di “protocollo IVA”, attribuito dal programma … in fase di annotazione, verrebbe a crearsi una correlazione
univoca tra i due numeri, agevolando l'esecuzione dei controlli fiscali.
Inoltre, a fronte delle registrazioni effettuate, sarebbe possibile, in qualsiasi momento, accedere direttamente al sistema di Gestione Documentale
per visualizzare l'immagine del documento.
In altre parole, il metodo adottato garantirebbe, secondo l'istante, certezza in ordine alla rintracciabilità della fattura annotata ed alla
circostanza che la registrazione di un medesimo documento non venga duplicata.

Parere dell'Agenzia delle Entrate

La procedura che la società istante intende adottare è, nella sostanza, conforme al sistema di contabilizzazione autorizzato dalla scrivente con
risoluzione 10 ottobre 2000, n. 153/E, cui anche codesta società potrà fare riferimento.
In tale circostanza si è avuto modo di chiarire che le disposizioni di cui agli artt. 25 e 39 del D.P.R. n. 633 del 1972 prevedono che sia
assicurata l'ordinata rilevazione del documento di acquisto e l'univocità dell'annotazione nei registri contabili. Tale obiettivo è conseguito mediante l'attribuzione al documento di acquisto del “numero di protocollo” di corrispondenza all'atto della ricezione e del “numero progressivo IVA” all'atto della registrazione. Non è necessario che il numero progressivo di registrazione sul registro Iva coincida con il numero di protocollo di
ricezione.
L'annotazione di entrambi i numeri attribuiti alla fattura di acquisto, sia sul registro dei protocolli di arrivo sia sul registro Iva
degli acquisti, assicura la univoca correlazione tra i dati contenuti nel documento ed i dati registrati nei menzionati registri.
Ne consegue che dal registro del protocollo di arrivo si può agevolmente risalire alla registrazione del documento sul registro Iva degli acquisti e,
viceversa, dal registro acquisti si può risalire al numero di protocollo di arrivo.
Dai dati dell'istanza emerge, inoltre, che sul documento di acquisto sarà apposto fisicamente solo il “protocollo di arrivo” e non il “numero
progressivo IVA”. Al riguardo, si è dell'avviso che l'apposizione fisica del “numero progressivo IVA” sul documento originale non sia indispensabile
qualora sia assicurata la perfetta corrispondenza dei dati contenuti nella fattura e quelli riportati nel registro Iva degli acquisti e nel registro
dei protocolli di arrivo e, in particolare, sia riportato nel registro Iva, con riferimento a ciascun documento, anche il numero progressivo di
“protocollo di arrivo”.
È in ogni caso indispensabile che attraverso la consultazione dell'archivio informatico sia possibile reperire agevolmente qualsiasi
documento originale contraddistinto dal numero di “protocollo di arrivo” e conservato nell'archivio cartaceo.

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