ACCORDI COMMERCIALI E OPERAZIONI PROMOZIONALI

2.1 Accordi commerciali

 I rapporti commerciali tra le imprese produttrici e le imprese distributrici, sono regolati da accordi quali: – l'accordo quadro, che e' quello che fissa le linee generali in ordine ai rapporti che intercorrono tra impresa produttrice e impresa distributrice; – gli accordi integrativi, che sono quelli nei quali vengono riportate nel dettaglio le attivita' da svolgere tra cui quelle promozionali e che possono riguardare anche singole imprese di distribuzione. Tali accordi (quadro e integrativi) generalmente sono stipulati dall'impresa produttrice e da quella distributrice ovvero dalla Centrale/Gruppo d'acquisto, vale a dire una struttura che nasce per volonta' di imprese di distribuzione operanti in un medesimo settore e che rappresenta le medesime societa' associate nei confronti delle imprese produttrici (industria).

Ai fini fiscali gli accordi in esame assumono rilevanza perche' consentono, laddove gli stessi siano analitici, di documentare i costi e detrarre l'IVA corrisposta dalle societa' produttrici, in relazione alle prestazioni di servizi ricevute per attivita' promozionali. Com'e' noto, infatti, la deducibilita' dei costi e la detraibilita' dell'IVA sono subordinate all'esistenza e alla conservazione della relativa documentazione da esibire su richiesta degli uffici competenti. E' dunque opportuno che detti accordi siano predisposti in modo tale da:

– non generare dubbi circa le operazioni promozionali che s'intende porre in essere nel periodo di vigenza dell'accordo;

– disciplinare anche fattispecie particolari, come quella in cui l'attivita' promozionale venga svolta nel periodo che intercorre tra la fine del periodo coperto dall'accordo per l'anno precedente e la sigla del nuovo accordo per l'anno corrente.

2.2 Operazioni poste in essere nell'ambito dell'attivita' promozionale

Con riferimento alle operazioni svolte nella prassi commerciale, riconducibili nelle macrocategorie:

– servizi promozionali;

– sconti/abbuoni;

che coinvolgono:

– le imprese produttrici, ovvero le aziende che producono beni di largo consumo, soc. X alimentare, soc. Y di abbigliamento, etc.;

– le imprese distributrici di beni di largo consumo, ovvero supermercati, ipermercati; si reputa opportuno fornire le seguenti indicazioni in merito al corretto inquadramento fiscale di ciascuna di esse nell'una o nell'altra macrocategoria. Attivita' consistente nel mantenere nel proprio punto di vendita una determinata gamma o un numero minimo di prodotti o di referenze del fornitore. Assumendo un obbligo di presidio assortimentale di fatto il distributore vincola in modo continuativo (o per un determinato periodo) uno spazio ben determinato dello scaffale a determinati prodotti o referenze e ne garantisce la presenza riducendo le rotture di stock. Il presidio assortimentale consiste in una obbligazione di fare ulteriore, in quanto, la garanzia di presenza e' prestata indipendentemente dal potenziale espresso dalla combinazione di prodotto oggetto dell'accordo. Controprova ne e' che in assenza di accordo di presidio assortimentale il distributore potrebbe optare autonomamente per soluzioni diverse (es. esposizione di una referenza ad esaurimento della precedente, esposizione di referenze diverse in punti di vendita diversi, etc.).

 c) Nuove aperture

 Attivita' consistente in prestazioni di co-marketing (intendendosi per co-marketing l'accordo stipulato tra varie aziende al fine di sviluppare un'azione di marketing comune con la conseguente ripartizione dei relativi costi), esposizione preferenziale o volantini sui prodotti del fornitore in occasione dell'apertura di nuovi punti di vendita, del loro ampliamento, del rinnovo dei locali o della trasformazione da Super a Iper. Il servizio copre un periodo ben definito concordato tra le parti e permette al fornitore di disporre di particolare enfasi sul proprio assortimento, anche in termini di numero di referenze esposte. In questo periodo il distributore effettua inoltre speciali attivita' di comunicazione (attraverso i mass media o in-store) al pubblico volte a coprire singolarmente o collettivamente le referenze del produttore. Le prestazioni possono essere anche differenziate per tipo di punto vendita oggetto dell'apertura o della riqualificazione. Anche per questa tipologia di prestazione, la natura della prestazione (volantino, esposizione preferenziale, enfasi assortimentale, etc.) che sara' poi oggetto della fattura, se non esplicitamente indicata nell'accordo contrattuale, deve risultare dalla documentazione scambiata fra le parti all'atto della definizione degli aspetti operativi dell'evento (data, luogo).

d) Inserimento prodotti (listing o fast listing)

 Attivita' consistente nell'inserimento nel proprio punto di vendita di una particolare tipologia di prodotti, per un periodo di tempo concordato (nuovi prodotti in lancio). Il servizio offerto dal distributore consiste nel vincolare un determinato spazio a scaffale per un prodotto il cui potenziale di volume e' ignoto. In questo senso il distributore assume un obbligo di esposizione del prodotto indipendentemente da logiche di rotazione e margine. L'entita' dell'obbligo assunto puo' essere variabile in funzione della velocita' di penetrazione concordata e del numero di punti vendita o cluster di punti vendita interessati all'attivita' stessa.

e) Operazioni volantino

 Attivita' volta ad includere i prodotti del fornitore in volantini promozionali da diffondere nei punti di vendita.

f) Esclusiva Attivita' consistente nel vendere, nei banchi conservatori forniti dal fornitore (es: banchi frigo per i gelati), esclusivamente i prodotti del fornitore stesso e non anche la medesima tipologia di prodotti della concorrenza.

 g) Promo-pubblicitari

Attivita' volta alla pubblicizzazione dei prodotti del fornitore presso il proprio punto di vendita (es: insegna pubblicitaria, locandina, floor graphics, pendolini).

h) Operazioni di co-marketing Attivita' consistente nell'organizzazione di promozione/vendita dei prodotti del fornitore in formato speciale, abbinati a gadgets o flashati per operazioni a premio oppure a svolgere attivita' promozionali che affianchino i prodotti / loghi del fornitore a quelli propri del distributore.

i) Cessione dati profilazione cliente Attivita' finalizzata a rendere disponibili al partner commerciale dati statistici anonimi volti ad illustrare i comportamenti di acquisto dei clienti all'interno dei punti di vendita.

3.3 Congruita' dei compensi e loro deducibilita'

Il compenso per i servizi promozionali che l'impresa fornitrice dovra' corrispondere all'impresa cliente deve essere congruo, nel senso che deve essere determinato opportunamente rispetto alla prassi commerciale e fatturato adeguatamente in relazione ai servizi resi onde evitare che lo stesso possa configurarsi come contributo o liberalita' che l'impresa produttrice corrisponde a quella distributrice. Qualora il compenso si configurasse come contributo o liberalita', il soggetto erogante non potrebbe dedurlo nella determinazione del reddito d'impresa. Nella prassi commerciale il compenso in parola viene determinato nel contratto in misura fissa o, piu' frequentemente, in misura percentuale sul fatturato, ovvero sull'ammontare dei beni acquistati. In quest'ultimo caso e' opportuno specificare nell'accordo commerciale l'impegno ad acquistare/erogare servizi promozionali per un importo complessivo che, dovendosi commisurare ad un importo (percentuale del fatturato) non ancora noto, potra' essere indicato facendo riferimento ad un numero minimo di eventi/attivita' da realizzare, rimandando, per ulteriori dettagli, a quanto contenuto nel calendario promozionale o in eventuali accordi integrativi periferici.

3.4 Modalita' di fatturazione, aliquota IVA applicabile I corrispettivi pattuiti per i servizi in esame devono essere fatturati con l'applicazione dell' IVA nella misura ordinaria del 20 per cento. La fattura, ai sensi del comma 2, dell'art. 21 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633, e' datata e numerata in ordine progressivo per anno solare e contiene: i dati identificativi dei soggetti fra cui e' effettuata l'operazione, il numero di partita IVA e codice fiscale del cedente o prestatore, la natura, qualita' e quantita' dei beni e dei servizi formanti oggetto dell'operazione, la base imponibile, l'aliquota e l'ammontare dell'imposta, indicazioni aggiuntive obbligatorie per ipotesi particolari (es. operazioni non imponibili, esenti, cessione intracomuntaria, cessione ad esportatori abituali, sconto, premio o abbuono, ecc), per le societa' occorre indicare ulteriori elementi quali l'ufficio del registro presso il quale e' iscritta la societa', il numero dell'iscrizione, il Capitale Sociale ecc.)

Nel caso in esame la fatturazione puo' essere:

1. per specifiche operazioni: singola o riepilogativa in questo caso la fattura deve contenere, in aggiunta agli elementi sopra richiamati, il riferimento all'accordo quadro/integrativo in cui sono fissate:

a. le condizioni di calcolo del compenso;

b. il calendario promozionale;

c. i punti vendita (o tipologia di punti vendita) in cui si e' svolta la promozione, se specificamente individuati, altrimenti la dicitura "nell'intera rete di punti vendita";

d. il periodo di promozione, i prodotti o la categoria oggetto di promozione.

Normalmente questo tipo di fatturazione avviene con riferimento a un tariffario-servizi anche se l'accordo prevede l'impegno per una percentuale sul fatturato annuale. E' pertanto utile che l'addebito avvenga sempre indicando la dicitura "acconto" e "salvo conguaglio". Il conguaglio sara' in questo caso di tipo tariffario e a consuntivo di fatturato e potra' essere addebitato in misura fissa con un unico documento che indichi (almeno in allegato) la base dell'accordo (fatturato effettivo e percentuale concordata), gli acconti gia' corrisposti e il residuo;

2. oppure, nel caso di pagamenti periodici, ossia a scadenze determinate dei corrispettivi, da cui consegue l'obbligo di fatturazione "con cadenza periodica" delle singole prestazioni rese nell'ambito di un'attivita' promozionale unitaria articolata nel tempo, nel rispetto delle disposizioni contenute nell'art. 6 del DPR n. 633/72, il documento deve contenere oltre agli elementi di cui all'art. 21, c. 2 e ai riferimenti di cui alle lettere a), b), c) e d) di cui sopra, anche l'indicazione se la singola prestazione e' riconducibile ad un'attivita' unitaria. Analogamente a quanto precisato per le fatturazioni specifiche, e' opportuno che l'addebito avvenga sempre indicando la dicitura "acconto" e "salvo conguaglio". Il conguaglio sara' a consuntivo di fatturato e potra' essere addebitato in misura fissa con un unico documento che indichi (almeno in allegato) la base dell'accordo (fatturato effettivo e percentuale concordata), le fatture relative agli acconti gia' corrisposti, il residuo. Nell'ipotesi in cui le singole prestazioni promozionali rese nel corso del tempo non siano riconducibili ad un'attivita' promozionale unitaria, la fattura emessa all'atto del pagamento deve intendersi riferita alla singola prestazione promozionale effettuata anche in esecuzione di un contratto ad esecuzione continuata e periodica. Possono verificarsi casi in cui le imprese che prestano i servizi promozionali, facciano emettere da terzi (es. centrale/gruppo di acquisto) la relativa fattura ai sensi dell'art. 21, comma 1, primo periodo, che prevede la facolta' per il cedente o prestatore del servizio, "ferma restando la sua responsabilita'" di far emettere la fattura da un terzo, senza configurare alcun rapporto di mandato (cfr. circ. n. 45/E del 19 ottobre 2005). In tal caso la fattura dovra' contenere, ai sensi dell'art. 21, comma 2, lett. h), l'indicazione che la stessa e' compilata per conto del cedente o prestatore da un terzo e le parti, inoltre, dovranno comunicare tra loro gli elementi caratterizzanti l'operazione da fatturare e rispettare l'obbligo di numerazione progressiva. Si precisa, inoltre, che nell'ipotesi di emissione della fattura da parte di un terzo non incaricato della gestione della contabilita', la fattura emessa deve essere inviata al cedente o prestatore, oppure al soggetto depositario delle scritture contabili da lui stesso indicato affinche' siano posti in essere gli ulteriori obblighi di registrazione del documento, di liquidazione e versamento dell'imposta dovuta (cfr. circ. n. 45/E del 2005).

3.5 Documenti da conservare ai fini di tutela fiscale

 Per ciascuna singola fattura di servizi promozionali registrata dal fornitore e prodotta secondo le specifiche sopra indicate e' opportuno poter esibire in sede di controllo: . l'accordo "quadro", ovvero il documento contenente le condizioni che regolano i rapporti commerciali tra le imprese produttrici e distributrici; . in presenza di un accordo quadro "generico", che non individui nel dettaglio le attivita' promozionali da svolgere (il "calendario promozionale"), l'accordo integrativo con i dettagli delle attivita' effettivamente concordate (Piano Promozionale); . ogni eventuale attestazione interna (o di terzi nel caso in cui la verifica sia effettuata attraverso i servizi di societa' esterne) che a consuntivo documenti la verifica di avvenuta prestazione del servizio da parte del cliente e che riporti la descrizione delle attivita' promozionali effettuate, con evidenziati ad esempio: – la tipologia di attivita' promozionale; – il periodo di promozione (dal … al …); – i prodotti o la categoria di prodotti oggetto di promozione; – il punto di vendita in cui si e' svolto il servizio; . qualunque altra documentazione / attestazione, a prescindere dal formato, che comprovi l'attivita' promozionale effettuata dal cliente (es: copia del volantino, e-mail del cliente ecc.)