Fatturazione differita è una modalità di fatturazione che abbiamo visto per esperienza essere molto poco conosciuta dai clienti psicologi che abbiamo acquisito negli anni. Da qui nasce l’esigenza di scrivere un articolo da parte del nostro commercialista degli psicologi che ne illustra le caratteristiche.
Le prestazioni dei professionisti devono essere fatturate al più tardi entro il giorno stesso dell’incasso della prestazione. Ciò significa che nel caso di uno psicologo se riceve un pagamento da un cliente il giorno 10, è obbligato a emettere fattura con data il giorno stesso in cui ha ricevuto il pagamento. Tale attività di fatturazione immediata, può diventare particolarmente impegnativa qualora i clienti siano numerosi e di conseguenza gli incassi diventano altrettanto numerosi.
E’ bene specificare che per una gestione efficiente dello studio professionale, occorre sempre verificare e monitorare che i pazienti saldino le prestazioni dello studio, tuttavia accompagnare ad essa anche la pronta emissione della fattura può diventare troppo oneroso. L’ideale sarebbe poter raggruppare l’emissione delle fatture magari in un giorno del mese, per tutti i pagamenti ricevuti nel periodo precedente.
Indice dei contenuti
Fatturazione differita psicologi
La soluzione all’emissione della fattura, con data giorno stesso del bonifico ricevuto, è previsto nella normativa fiscale e si chiama FATTURAZIONE DIFFERITA. La fatturazione differita consente, qualora si sia emesso una PROFORMA di Parcella, di procedere all’emissione della fattura con un termine molto più ampio.
Vediamo un esempio concreto di come la fatturazione differita possa essere di aiuto per una gestione più snella dello studio professionale dello psicologo:
Se invece di inseguire i bonifici per emettere tempestivamente fattura, lo studio emette una proforma di parcella, per i clienti che non pagano immediatamente al termine della seduta, si troverà ad emettere 4 proforme, ma quando ricevere il pagamento di una o di tutte le proforma potrà emettere 1 unica fattura per tutti i pagamenti ricevuti nel mese. Per emettere fattura avrà tempo fino al giorno 15 del mese successivo al pagamento.
Questa soluzione ha questi importanti vantaggi:
- ridurre il numero delle fatture emesse, quindi un paziente con 4 sedute mensili, non faccio 4 fatture, bensì 1 fattura unica mensile, e ciò anche se il paziente mi ha fatto 4 bonifici distinti.
- altro importante vantaggio è di fatturare sempre correttamente l’importo del bonifico ricevuto e quindi di trasmettere al Sistema Tessera Sanitario sempre importi corretti. Una difficoltà piuttosto comune è quella di emettere una fattura poniamo per 10 e poi di ricevere un bonifico per 9 oppure per 11 e non sapere come comportarsi riguardo l’invio della spesa al sistema tessera sanitario. Fatturando sempre e soltanto DOPO aver ricevuto il bonifico, l’importo del bonifico e della fattura corrisponderanno sempre evitando errori e problemi con il STS.
Ci sono altro OTTIMI motivi per utilizzare le proforme di fattura nella gestione dello studio dello psicologo, che condividiamo solo in consulenza con i professionisti che seguiamo.
Fatturazione psicologi: meglio Aruba o Psicogest?
Domanda molto comune che ci viene fatta è quale dei due software sia più comodo da utilizzare per lo psicologo e quale sia quindi il più adatto.
I due servizi sono ottimi per la gestione della fatturazione. Psicogest è pensato per lo psicologo ed ha il vantaggio di prevedere la possibilità di inviare i dati al Sistema Tessera Sanitario in autonomia da parte dello psicologo che utilizza il software. Aruba non sembra al momento dare questa possibilità.
Dal punto di vista dell’assistenza, quella di Psicogest è sicuramente più rapida e prevedendo solo una categoria di professionisti che l’utilizzano generalmente le risposte che si ottengono per l’assistenza sono corrette. Aruba ha un’assistenza sicuramente più lenta e meno efficace.
Psicogest consente l’accesso al commercialista ma solo per visionare o prelevare le fatture, ma non consente al Commercialista di avere i “poteri” di modifica tali da dare allo psicologo che può avere difficoltà a far fattura di dare l’assistenza in tempo reale. Mentre Aruba consente al commercialista di poter fare le fatture, modificarle, importare gli xml, esportare i file anche in pdf, insomma è un software molto più completo e versatile.
Un nuovo software sul mercato GESTO.IT, promette battaglia nel campo dei software di fatturazione rivolti in modo specifico a psicologi e psicoterapeuti.
A settembre 2024 il lancio definitivo del prodotto che già è stato testato da centinaia di professionisti.
Negli ultimi anni, la digitalizzazione ha investito ogni settore, compreso quello delle professioni sanitarie. Tra le soluzioni più promettenti emerge “Gesto”, un software progettato specificamente per facilitare la gestione amministrativa degli psicologi. Ecco un’analisi delle principali funzionalità offerte da questo innovativo strumento.
Accesso Delegato per i Commercialisti
Una delle domande più frequenti riguarda la possibilità di delegare l’accesso al commercialista. Gesto consente l’esportazione dei documenti, ma alcuni utenti preferiscono condividere direttamente l’accesso con il proprio commercialista, permettendogli di scaricare autonomamente i documenti necessari. Questo approccio flessibile garantisce una maggiore efficienza nella gestione contabile. Purtroppo il fatto che non ci sia un accesso dedicato al professionista per il prelievo dei dati potrebbe far storcere il naso ai puristi della privacy. Ad ogni modo la scelta di condividere le credenziali è sicuramente più immediata e pratica.
Esportazione delle Fatture in Formato XML
Un’altra funzione di grande interesse è l’esportazione delle fatture in formato XML, essenziale per l’importazione diretta in software di contabilità. Attualmente, Gesto sta sviluppando una funzionalità di esportazione massiva delle fatture, prevista per il completamento entro settembre. Questa includerà la possibilità di prelevare le fatture sia in formato PDF che XML, accompagnate da un file Excel riassuntivo con i dettagli principali di ciascuna fattura.
Conservazione Elettronica per 10 Anni
La conservazione elettronica dei documenti è un requisito fondamentale per i professionisti sanitari. Gesto garantisce la conservazione digitale dei documenti per oltre 10 anni, conformemente alle normative vigenti. Questo assicura agli utenti la tranquillità di avere i propri dati protetti e facilmente accessibili nel tempo.
Invio Automatico al Sistema Tessera Sanitaria
Gesto semplifica ulteriormente il lavoro degli psicologi con l’invio automatico delle fatture al Sistema Tessera Sanitaria. Questo avviene al momento della dichiarazione dell’incasso della fattura, riducendo il carico operativo legato al caricamento manuale e minimizzando la possibilità di errori o di mancare le scadenze.
Un Software Specifico per Psicologi
A differenza di altri software generici, Gesto è stato sviluppato con un focus esclusivo sugli psicologi. Questo permette di avere processi ottimizzati e personalizzati per questa categoria professionale, rendendo il software intuitivo e facile da usare. Oltre alla gestione delle fatture, Gesto offre funzionalità aggiuntive come l’invio e la firma digitale dei consensi informati, strumenti indispensabili per la pratica professionale quotidiana.
Lanciato con Successo
Gesto è stato lanciato in beta-testing a inizio aprile 2024, con un accesso riservato a un centinaio di utenti selezionati. Il lancio ufficiale è previsto per settembre 2024, ma il portale è già accessibile a nuovi professionisti interessati. Questa fase di pre-lancio sta permettendo di perfezionare il software e di comunicare efficacemente la sua utilità a canali altamente selezionati.
Chi Sono i Fondatori?
Il progetto è guidato da Carlo Alberto Geataniello, una figura di spicco nel campo della tecnologia e del benessere mentale. Gaetaniello è Director of Business Development e membro dell’Executive Team di Serenis, una tech company che ha rivoluzionato il settore della psicoterapia e del coaching in Italia. Inoltre, è co-fondatore di Wiseair, una startup leader nel monitoraggio della qualità dell’aria. Con un background in ingegneria e ricerca presso il Politecnico di Milano, Gaetaniello porta una profonda competenza scientifica e una visione innovativa nel settore della salute mentale. Per approfondimenti visita Visita Gesto.it