Con l’inizio del 2025 sono cambiate le regole (e i controlli) sui rimborsi di spese fra professionisti che condividono studi, segreteria o altre risorse. L’occasione è la Risposta n. 189/2025 dell’Agenzia delle Entrate, emessa a seguito di un contenzioso fra avvocati che, sciolta l’associazione professionale, continuavano però a dividersi i costi comuni dello studio.
Di seguito trovi un approfondimento – in tono “parliamo chiaro”, ma senza rinunciare alla precisione tecnica – organizzato in capitoli agili. Ogni titolo contiene la keyword “Rimborso spese professionisti 2025” per aiutarti a orientarti (e ad aiutare Google a trovare l’articolo!).
Indice dei contenuti
- 0.1 1. Rimborso spese professionisti 2025 – Perché è diventato un tema caldo
- 0.2 2. Rimborso spese professionisti 2025 – Il caso reale esaminato dall’Agenzia
- 0.3 3. Rimborso spese professionisti 2025 – Il principio del “mandato senza rappresentanza”
- 0.4 4. Rimborso spese professionisti 2025 – Quando l’Iva non c’è
- 0.5 5. Rimborso spese professionisti 2025 – E se fatturi un importo forfettario?
- 0.6 6. Rimborso spese professionisti 2025 – Interessi legali e spese di lite
- 0.7 7. Rimborso spese professionisti 2025 – La fattura in pratica
- 0.8 8. Rimborso spese professionisti 2025 – Come tenere la contabilità
- 0.9 9. Rimborso spese professionisti 2025 – Checklist di conformità
- 0.10 10. Rimborso spese professionisti 2025 – Domande frequenti (FAQ lampo)
- 1 Conclusione – Serve una mano sul Rimborso spese professionisti 2025?
1. Rimborso spese professionisti 2025 – Perché è diventato un tema caldo
Il 2025 si apre con un boom di studi associati che si sciolgono, trasformandosi in semplici “co-working privati”. Il conto, però, resta: affitti, dipendenti, bollette, pulizie, riviste, ecc. Devono essere ripartiti e fatturati, ma con che Iva? Il Fisco è intervenuto proprio per chiarire il confine fra:
- vero “rimborso spese” (fuori o dentro campo Iva a seconda dei casi)
- prestazione di servizi (Iva 22 % sul totale)
Capire dove si colloca la tua fattura evita sanzioni, disconoscimento di detrazione e – non ultimo – litigi fra ex soci.
2. Rimborso spese professionisti 2025 – Il caso reale esaminato dall’Agenzia
Nel caso affrontato dalla Risposta 189/2025:
- Dopo lo scioglimento dell’associazione, “Tizio” paga tutte le spese comuni.
- “Caio” (istante) deve rifondere il 30 % di tali costi, su base annua e voce per voce.
- Nasce un lungo contenzioso; il tribunale nomina un CTU che ricostruisce otto anni di spese per categorie (personale, affitto, utenze, vigilanza, ecc.).
- Alla fine il giudice ingiunge a Caio di versare il saldo più interessi legali.
Domanda: il documento con cui Tizio chiede i rimborsi va assoggettato a Iva?
3. Rimborso spese professionisti 2025 – Il principio del “mandato senza rappresentanza”
L’Agenzia, richiamando la giurisprudenza e l’art. 3, comma 3, DPR 633/72, qualifica il riaddebito analitico come “mandato senza rappresentanza”:
- il professionista che anticipa le spese agisce in nome proprio ma per conto altrui;
- al momento del riaddebito riapplica lo stesso trattamento Iva di ciascuna spesa originaria (se imponibile, esente o esclusa).
Ne consegue che il rimborso non è una prestazione unica soggetta a 22 %, ma un elenco di voci, ognuna con la propria aliquota/qualifica (o nessuna).
4. Rimborso spese professionisti 2025 – Quando l’Iva non c’è
Sempre secondo la Risposta 189/2025 alcune voci rientrano nell’art. 15 DPR 633/72 e escono dalla base imponibile Iva. L’Agenzia fa un esempio (semplificato):
| Voce | Trattamento |
|---|---|
| Personale di studio | 22 % |
| Affitto immobile | 22 % (salvo opzione esenzione) |
| Utenze energia, acqua, gas | 10/22 % secondo aliquota originaria |
| Spese legali poste a carico del soccombente | Escluse ex art. 15 |
Morale: se dimostri documentalmente l’inerenza e l’esatto importo, puoi scorporare le voci escluse oppure applicare le aliquote ridotte dove spettano.
5. Rimborso spese professionisti 2025 – E se fatturi un importo forfettario?
L’Agenzia risponde secca: se i soci avevano pattuito un importo forfettario (es. “3.000 € al mese a titolo spese”), l’intero ammontare diventa imponibile 22 %. In tal caso però il collega che paga può detrarre integralmente l’imposta, perché è un soggetto passivo che riceve un servizio imponibile.
6. Rimborso spese professionisti 2025 – Interessi legali e spese di lite
Gli interessi legali liquidati dal tribunale non sono accessori di una cessione di beni o servizi; quindi restano fuori campo Iva. Quanto alle spese legali rifuse alla parte vittoriosa, l’Agenzia ricorda che l’Iva non si “gira” se il difensore vittorioso la detrae: la controparte paga solo l’onorario netto (di fatto art. 15).
7. Rimborso spese professionisti 2025 – La fattura in pratica
Passi operativi (esempio reale adattato):
- Crei una fattura elettronica B2B intestata al collega.
- Inserisci righe separate:
- “Rimborso spese personale dipendente – periodo 01-01-2024/31-12-2024” – imponibile 1.000 €, Iva 22 %.
- “Rimborso utenze luce e gas” – imponibile 500 €, Iva 10 %.
- “Rimborso spese legali ex art. 15” – importo 300 €, N1 – escluse.
- “Interessi legali sentenza Trib. XY” – 50 €, fuori campo (nature N2.1).
- Totale documento, split payment inesistente tra privati.
- Invio tramite SdI; detrazione possibile per il collega su tutta l’Iva esposta.
La Guida Pratica Fiscale 2024 ricorda che per i professionisti va comunque registrato il documento nel registro corrispettivi/compensi di cui all’art. 19 DPR 600/73, indicando distintamente il rimborso e la parte di compenso vero e proprio (se c’è).
8. Rimborso spese professionisti 2025 – Come tenere la contabilità
- Nel registro cronologico incassi/pagamenti annoti il rimborso al lordo e al netto della parte fuori campo, come prevede l’art. 19 DPR 600/73.
- Nel piano dei conti può essere utile una sottovoce “606 – Rimborsi spese da colleghi”.
- Gli importi esclusi ex art. 15 non concorrono a formare il volume d’affari ai fini Iva.
- Se utilizzi un software “prima nota” automatizzata (molto diffusi negli studi) imposta causali diverse per rimborsi imponibili e per spese escluse, così la liquidazione Iva mensile non sbaglia.
9. Rimborso spese professionisti 2025 – Checklist di conformità
- Accordo scritto che disciplini la percentuale e la tipologia di costi condivisi.
- Documentazione delle spese (fatture intestate al professionista “capo-spesa”).
- Ripartizione analitica annuale o infrannuale con prospetto riepilogativo (allega il file XLS alla PEC di invio fattura).
- Fatturazione separata per rimborsi (niente compensi professionali mischiati).
- Aliquote corrette e codici natura in presenza di esclusioni.
- Archiviazione elettronica a norma (immodificabilità, integrità, autenticità). La stessa Agenzia, con interpello 236/2021, ricorda i requisiti della conservazione digitale.
Spuntare questi punti riduce drasticamente il rischio di contestazioni.
10. Rimborso spese professionisti 2025 – Domande frequenti (FAQ lampo)
| Q&A | Risposta rapida |
|---|---|
| Devo applicare ritenuta d’acconto sul rimborso? | No, perché non è compenso. |
| Il rimborso incide sul limite di 85.000 € del forfettario? | Sì: anche gli importi fuori campo Iva entrano nel plafond ricavi/compensi. |
| Posso usare l’autofattura? | Solo se il collega è estero (reverse charge art. 17). |
| Posso dedurre l’Iva indetraibile sulle spese? | Sì, come costo (art. 109 TUIR), salvo limiti specifici (auto, vitto, ecc.). |
Conclusione – Serve una mano sul Rimborso spese professionisti 2025?
La materia è meno banale di quanto sembri: sbagliare codice natura, confondere spese escluse e imponibili, dimenticare l’accordo scritto può costare caro.
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